Tatort roXtra: Wissensmanagement bei KRIMI total

Tatorte schaffen, Schauplätze rekonstruieren, Indizien verwischen, Mörder suchen. Das ist Alltag bei KRIMI total – und roXtra ist mitten drin. Bei KRIMI total gibt es in den beiden Bereichen Spieleverlag und Event-Agentur zahlreiche einzigartige Prozesse, die beschrieben werden müssen. roXtra stellt hier die zentrale Informationsplattform dar, in der Unternehmensprozesse und Festlegungen dokumentiert und aktuell gehalten werden.

roXtra ist zentrale Wissensbasis innerhalb des Unternehmens

roXtra sorgt im Unternehmen für einen reibungslosen Informationsfluss und dafür, dass alle Mitarbeiter zu jeder Zeit Zugriff auf die für ihre Arbeitsprozesse notwendigen Informationen haben.
Bei KRIMI total spielt dabei weniger die Dokumentenlenkung eine Rolle: „roXtra ist für uns viel mehr eine Wissensbasis, die alle Mitarbeiter im Unternehmen verwenden. Vor allem im Vertretungsfall wie Urlaub oder Krankheit ist es für die vertretenden Mitarbeiter wichtig, im Unternehmenshandbuch Zugriff auf die richtigen Prozesse und Checklisten zu haben.“ beleuchtet Jörg Meißner, Geschäftsführer von KRIMI total, die unternehmensinterne Bedeutung von roXtra.

Software roXtra ist zentrale Wissensbasis bei KRIMI total

Eine lückenlose Dokumentation: Von Vorgaben für Autoren bis hin zur Organisation von Krimi-Events

Beim Einstellen der Dokumente ist jeder Mitarbeiter von KRIMI total jeweils für den eigenen Arbeitsbereich verantwortlich. Auf das Einstellen folgt die Prüfung der Dokumente durch einen fachfremden Mitarbeiter sowie durch einen Mitarbeiter aus dem zugehörigen Arbeitsbereich. Bislang sind in roXtra auf diese Weise rund 500 Dokumente entstanden, welche aber erst einen Teil aller Prozesse abdecken. Daher wird der aktuelle Dokumentenstand kontinuierlich ausgebaut und regelmäßig aktualisiert. Die Bandbreite der Dokumente reicht dabei von der Dokumentation von Vorgaben und Randbedingungen für Autoren über die Festlegung von Kommissionierungsprozessen der Krimispiele inklusive der Prüfschritte zur Qualitätssicherung bis hin zu Checklisten für die Vorbereitung von Requisiten und organisatorischen Briefings für Krimi-Events.

roXtra minimiert Fehler sowie Zeitverluste und erhöht die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit

„Früher wurden Festlegungen in einer Art Online-FAQ gesammelt, die aber oft unvollständig waren“, erklärt Jörg Meißner. „Auch wenn es für unsere Mitarbeiter zu Beginn eine Zusatzaufgabe war, die Prozesse zu dokumentieren, so stellen wir bereits jetzt fest, dass Fehler und Zeitverluste, die durch fehlende Informationen entstanden, deutlich minimiert wurden. Zum Beispiel werden Kundenanfragen von den Mitarbeitern weitestgehend selbständig im Rahmen der Festlegungen bearbeitet. Das wiederum führt zu mehr Sicherheit und Effektivität und zu schnellen und kompetenten Antworten – und damit zu einer hohen Zufriedenheit sowohl auf Seite der Kunden, als auch der Mitarbeiter.“

Die Zusammenstellung von Spielmaterialien wird über Prozesse klar definiert

Ein Beispiel für den Einsatz von roXtra ist die Dokumentation der Kommissionierungsprozesse der Spiele. Über 20 verschiedene Spielmaterialien, darunter Spielanleitung, Rollenbeschreibungen für die verschiedenen Figuren und geheime Hinweise, müssen vollständig und in der richtigen Reihenfolge zu einem Spiel zusammengestellt und in den Spielkarton eingelegt werden. KRIMI total arbeitet hier mit Beschreibungen der einzelnen Arbeitsschritte, die durch Abbildungen und Prüfschritte ergänzt werden. So stellen die Verantwortlichen sicher, dass jedes Spiel vollständig ist.

Wissensmanagement und Prozessmanagement mit der Software roXtra bei KRIMI total

roXtra passt sich an die besonderen Anforderungen bei KRIMI total an

KRIMI total ist 2004 als Familienunternehmen gestartet und hat sich zu einem Unternehmen mit 10 Mitarbeitern und einem Team von 20 Schauspielern entwickelt. Aufgrund der wachsenden Anzahl von Mitarbeitern war es dringend notwendig, Prozesse und Festlegungen zu dokumentieren, damit die Mitarbeiter auch im Vertretungsfall die Aufgaben fehlerlos erledigen können. „Hierfür haben wir eine Anwendung gesucht, die uns optimal bei diesem Vorhaben unterstützt. Ein ganz wichtiger Punkt war, dass wir in der Dokumentenverwaltung eine individuelle Struktur in roXtra aufbauen können. Viele alternative Lösungen aus dem QM-Bereich sehen hier meist starre Strukturen vor, die für uns nicht praktikabel sind. roXtra hat uns außerdem vor allem durch das ausgereifte Workflow- und Berechtigungssystem und die einfache Handhabung durch die Nutzung von Office-Dokumenten überzeugt.“, berichtet Jörg Meißner.

Über KRIMI total

Mit Sitz in Dresden entwickelt die KRIMI total Unternehmensgruppe Gesellschaftsspiele, Unterhaltungsshows und Krimi-Events, wobei der besondere Schwerpunkt im Bereich Krimi- und Dinnerpartys sowie Krimitheater liegt.
2004 entwickelte der studierte Informatiker Jörg Meißner sein erstes KRIMI total Spiel „Der Duft des Mordes“. Noch am heimischen Arbeitsplatz entstand gemeinsam mit seiner Frau Antje eine Partyidee, deren Verwirklichung 2013 zum 75.000sten Mal verkauft wurde und bereits über 700.000 Verdächtige begeisterte.
Seit 2007 führt KRIMI total mit „KRIMI total DINNER“ interaktive Dinner-Theater-Shows an zahlreichen Spielorten erfolgreich auf. Knifflige Kriminalfälle werden von professionellen Schauspielern unter Mitwirkung des Publikums inszeniert und gelöst. Ein passendes Menü rundet den Abend ab. Jährlich führt KRIMI total deutschlandweit über 170 Veranstaltungen mit über 17.000 Gästen durch.

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2018-02-14T09:55:47+00:00 13. Januar 2015|Anwenderbericht, Aus der Praxis, QM-Software, roXtra|0 Kommentare

Über den Autor:

Jörg Meißner
KRIMI total GmbH Geschäftsführer

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