Oh Schreck der Zertifizierer kommt – Gute Vorbereitung ist alles!

Oh Schreck der Zertifizierer kommt – Gute Vorbereitung ist alles!

Erster Artikel unserer Reihe zum Thema „Zertifizierungen von A-Z“

Dokumentenlenkung, Prozessbeschreibungen, Aufzeichnungsmatrix, Interne Audits, Managementbewertung, Balanced Score Cards uvm. – die Vorbereitung auf eine Erstzertifizierung umfasst eine Vielzahl an schriftlichen Anforderungen, die erfüllt sein müssen. Die Vorbereitung und Erstellung der genannten Dokumentationen dauert oft jahrelang. Doch selbst wenn alle Anforderungen erfüllt sind, ist dies kein Garant für eine erfolgreiche Zertifizierung.

Neben den zu erstellenden Dokumentationen sind die Mitarbeiter einer der wichtigsten Bausteine für eine erfolgreiche Zertifizierung.

Ein QM-System, und damit auch die Zertifizierung, kann nur funktionieren, wenn es von den Mitarbeitern gelebt wird und nicht nur theoretisch besteht. Deshalb ist es enorm wichtig die Mitarbeiter frühzeitig in die Entstehung des QM-System bzw. später in die Vorbereitungen für eine Zertifizierung einzubinden. Die Mitarbeiter der Sportklinik Stuttgart wurden von Anfang an in die Erstellung des QM-Handbuchs eingebunden und schnupperten dabei erste QM-Luft. Im Hinblick auf die anstehende Erstzertifizierung 2012 wurden dann zahlreiche Maßnahmen ergriffen, um den Mitarbeitern die einzelnen Facetten des QM und den Ablauf der Zertifizierung nahe zu bringen:

  • Mitarbeiter aus allen Fachbereichen wirkten an der Entwicklung des Prozessmodells mit und sind als Prozesseigentümer für die Erstellung und Aktualisierung der Prozesse zuständig.
  • In der 1-2 mal jährlich stattfindenden QuaSi-Sitzung wurde den Mitarbeitern der Aufbau der Dokumentenlenkung sowie des QM-Handbuchs erläutert. Zudem wird hier regelmäßig die aktuellen Ergebnisse aus der kontinuierlichen Patientenbefragung vorgestellt.
  • In zahlreichen Internen Audits wird den Mitarbeitern das mulmige Gefühl vor der „Prüfungssituation“ genommen. Schnell erkannten die Mitarbeiter die positiven Aspekte des Audits und der daraus resultierenden Maßnahmen und brachten ihre Ideen und praktischen Erfahrungen zu den auditierten Prozessen mit ein.
  • Die notwendige Managementbewertung wird mit Vertretern aller Berufsgruppen gemeinsam erstellt.
  • Für den alltäglichen Umgang der Mitarbeiter mit den Dokumenten und Prozessen wurde ein separater Bereich im Intranet gestaltet, auf der alle Dateien abgerufen werden können.
  • Trifft der Auditplan für den Tag X endlich ein, wird dieser intensiv mit allen beteiligten Bereichen durchgesprochen, die Verantwortlichkeiten festgelegt, nochmals geprüft, ob alle relevanten Unterlagen und Dokumentationen vorliegen und die letzten Fragen der Mitarbeiter geklärt.
  • Für die Führungskräfte der jeweiligen Fachbereiche gibt es eine Checkliste, auf der die wichtigsten Themen vermerkt sind, die vor einer Zertifizierung zu überprüfen sind.

Eine gute Vorbereitung auf die Zertifizierung durch die Einbindung aller Beteiligten

Hilfestellung bekamen wir während der Zeit der Vorbereitung von einer externen QM-Beraterin, die uns mit wertvollen Tipps und praktische Anregungen durch den Anforderungsdschungel der ISO lotste.

Durch eine gute interne Vorbereitung und der frühen Einbindung der Mitarbeiter in den Zertifizierungsprozess gelang es, die Mitarbeiter so vorzubereiten, dass keiner „Angst“ vor der Zertifizierung haben muss, sondern die Mitarbeiter dem Audit mit Neugier und einer gesunden Portion Aufregung entgegensehen.

Die erfolgreiche Erstzertifizierung 2012 sowie die erfolgreiche Re-Zertifizierung 2015 bestätigen uns in unserem Vorgehen.

Durch die Einbindung unserer Mitarbeiter haben wir es geschafft, die Qualität signifikant zu steigern und zwar nicht nur am Tag der Zertifizierung sondern 365 Tage im Jahr. Der hohe Qualitätsanspruch und die Umsetzung der Anforderungen sind ins alltägliche Handeln der Mitarbeiter übernommen worden. Dies ist Voraussetzung dafür, dass nach der Erstzertifizierung die Vorbereitungszeit vor den weiteren Audits deutlich reduziert werden kann.

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Über den Autor:

Rebecca Ottmayer
Organisation, Qualitätsmanagement, Projektmanagement und Marketing

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