Nach dem Audit ist vor dem Audit!

Nach dem Audit ist vor dem Audit!

Zweiter Artikel unserer Reihe zum Thema „Zertifizierungen von A-Z“

Vom Zertifizierungsaudit zur Re-Zertifizierung – ein Drei-Jahres-Plan.

Erstzertifizierung, Überwachungsaudit, Abweichung, Feststellung, Empfehlung, Managementbewertung – wichtige Begrifflichkeiten im Rahmen des Zertifizierungsprozesses.

Nach der Durchführung des Erstzertifizierungsaudits folgt ein dreijähriger Zertifizierungszyklus an dessen Ende die Re-Zertifizierung des QM-Systems steht. In den ersten zwei Jahren folgen sogenannte eintägige Überwachungsaudits. Aufgrund des Drei-Jahres-Zyklus beginnt die Vorbereitung auf die Re-Zertifizierung also sozusagen direkt nach der Erstzertifizierung.

Kurz nach dem Audit erhält das Unternehmen den Auditbericht. Dieser beinhaltet drei entscheidende Punkte:

inhalte-des-auditberichts

Die Abarbeitung der genannten Punkte ist wie folgt festgelegt:

  • Abweichung: Eine Abweichung gefährdet das Zertifikat. Diese muss/müssen in einem vom Auditor vorgegebenen Zeitraum (max. 8 Wochen) mit einem Maßnahmenplan nachbearbeitet werden. Die Abarbeitung der Abweichung wird geprüft und die Klinik erhält Rückmeldung, ob das Zertifikat weiterhin geführt werden darf.
  • Feststellung: Feststellung/en müssen bis zum nächsten Audit abgearbeitet sein.
  • Empfehlung: Empfehlungen werden vom Auditor ausgesprochen. Diese können, müssen aber nicht, umgesetzt werden. Die Erfahrung zeigt, dass es ratsam ist, sich stichpunktartig Gründe zu notieren, wenn die Empfehlung nicht umgesetzt wird. In der Regel gehen Auditoren beim nächsten Audit nochmals auf diese Punkte ein.

Die Abarbeitung der Abweichung/en und Feststellung/en sowie die Abwägung der Umsetzung der Empfehlungen sind wichtiger Bestandteil in der Vorbereitung auf das nächste Audit. Zudem werden im Auditbericht Beobachtungspunkte benannt. Dies können entweder spezielle Themen, Projekte oder Abteilungen sein. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Beobachtungspunkte Bestandteil des nächsten Auditplans sind, ist relativ hoch. Eine entsprechende Vorbereitung der Punkte/Abteilungen ist daher ratsam.

Weiterer Bestandteil in der Vorbereitung auf die Re-Zertifizierung ist die Erstellung der jährlichen Managementbewertung.

Diese umfasst wichtige Themen des Qualitätsmanagements und spiegelt im Jahresvergleich eine Tendenz wieder. Inhalt der Managementbewertung können dabei sein: Qualitätsziele des Unternehmens, Projekte, Auswertungen zu Beschwerden, Lob, Patientenbefragung, Begehungen etc., Einflüsse des Managements durch gesetzliche Änderungen und die jeweilige Bewertung durch die Geschäftsleitung sowie die Ableitung von Maßnahmen aus den einzelnen Bewertungen.

Weitere wichtige Punkte zur Vorbereitung eines Audits entnehmen Sie bitte meinem vorherigen Beitrag „Oh Schreck der Zertifizierer kommt“.

 Am Ende ist und bleibt die Vorbereitung der Mitarbeiter/innen mitentscheidend.

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Über den Autor:

Rebecca Ottmayer
Organisation, Qualitätsmanagement, Projektmanagement und Marketing

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