QM-Lexikon: Archivierung

Unter dem Begriff Archivierung versteht man im Dokumentenmanagement eine unveränderbare, wieder auffindbare und langzeitige Aufbewahrung von elektronischen Informationen. Die ISO 9001 fordert dazu ein festgelegtes System wie Dokumente gekennzeichnet, aufbewahrt und wiedergefunden werden. Ebenso verlangt die Norm zu Beginn der Archivierung eine sogenannte Aufbewahrungsfrist für die Lebensdauer von Informationen festzulegen, die eine ordnungsgemäße Vernichtung am Ende des Zeitraumes vorsieht.

Eine ausführliche Auflistung der aufzubewahrenden Unterlagen findet man u.a. im HGB § 239, §257 (Handelsgesetzbuch) oder in der AO §146, §147 und §200 (Abgabenordnung).