Hallo Forum,wir sind nach ISO 9001, TS 16949 und ISO 14001 zertifiziert.
Wir sind ca. 500 Mitarbeiter. Seit Beginn unseres Managementsystems hat sich nun eine Menge an Dokumentation angesammelt.
Wir haben ca. 40 Handbuchkapitel, ca. 80 Verfahrensanweisungen und ca. 550 Arbeitsanweisungen.
Wenn man im Durchschnitt 7,5 Seiten nimmt, kommt man auf ca. 5000 Seiten Dokumentation.
Und alles will gepflegt werden.
Mich würde mal an Zahlen interessieren, mit welchem Minimalaufwand an Doku man es auch schafft die Zertifikate zur Zufriedenheit des Zertifizierers zu erhalten.
Lasst mal ein paar Zahlen sprechen.
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Antworten:
Hallo msb!
Ich kann natürlich nicht für die TS sprechen, aber für die ISO-Fraktion möchte ich die Gegenfrage stellen: Was ist denn an Dokumentation notwendig, damit jeder alle benötigten Informationen und verbindlichen Vorgaben aktuell und personenunabhängig zur Verfügung hat?
Das Problem gibt's bei uns auch. Hatte gerade gestern anlässlich eines Audits eine heiße Diskussion darüber. Aber die Firma ist komplex, die Produkte sind komplex, die Werkzeuge (SAP...) sind komplex und damit ist die Dokumentation auch nicht auf zwei Seiten zu machen.
Beispiel (das mir gelegentlich vorgehalten wird): Meine Arbeitsanweisung zur Prüfplanung mit SAP umfaßt 50 Seiten. Dabei natürlich reichlich Bildschirmkopien. Aber wer dieses gesammelte Wissen nicht hat, kann's granatenmäßig verpfuschen.
Schöne Grüße
Frank
"Es ist alles gesagt - nur noch nicht von jedem." (Karl Valentin)
Hallo msb!
Also: 580 Mitarbeiter, Schmieden und Guss, 82 Verfahrensanweisungen, ca. 360 Arbeitsanweisungen, 3 Handbuchkapitel mit den berühmten 20 Unterpunkten der Norm. Das wars, ebenfalls nach 9001 und TS 16949 das 14001 Kapitel geht extra, hat aber nur einen sehr geringen Umfang. Wie kommt ihr auf 40 Kapitel im QMH?
Gruß
Michael
geändert von - Michael on 16/07/2008 13:48:54
Hallo msb!
Schaue doch einfach mal in die Normen. Wenn man es ganz genau nimmt, werden nur sehr wenige Verfahren benötigt und wie ein Handbuch (Layout) auszusehen hat, wird nicht vorgeschrieben. Wer sagt denn, dass man ein Handbuch in Kapiteln zu gliedern hat? Dazu stelle dir die Frage, was brauchen wir, damit unsere Arbeit funktioniert und es Neulingen leichter macht.
Wir haben alles ins Intranet unter der Überschrift Handbuch gestellt. Dort findest du:
Ziele, Leitbild, Verpflichtung
Prozesse und deren Wechselwirkung
Die zu den Prozessen gehörenden Dokumente (Verfahren, Vorlagen, Arbeitsanweisungen)
Wir haben kein Handbuch im herkömmlichen Sinn, gegliedert nach den alten Norm-Kapiteln, da dies nur Text enthielt, uns nicht geholfen hat, niemanden interessierte. Unser Handbuch ist die Seite im Intranet. Für ISO 9001 war das ausreichend und das müsste auch für TS gelten. 14001 kenne ich nicht so genau, aber ich glaube da erhöht sich nur die Anzahl der Aufzeichnungen.
Ich würde sagen, versuche es mit einem Neuanfang. Wir haben es gemacht und laufen ganz gut damit.
Ein paar Eckdaten: 2500 Mitarbeiter, 5 Führungs-, 7 Kern-, 11 unterstützende Prozesse; 0-2 Verfahren pro Prozess
Viele Grüße
Ami
@ Michael,
wir haben zwei getrennte Betriebe mit je 20 Kapiteln
@ Ami,
[quote] Wir haben kein Handbuch im herkömmlichen Sinn, gegliedert nach den alten Norm-Kapiteln, da dies nur Text enthielt, uns nicht geholfen hat, niemanden interessierte. Unser Handbuch ist die Seite im Intranet. [quote]
Nur Text enthielt; heißt ihr habt jetzt Text plus X oder nur X und keinen Text mehr?
Was ist euer X?
Wieso hat das alte Handbuch niemand interessiert und wieso interessiert jemanden das neue?
Deine abgespeckte Version des Doku-Handlings macht neugierig.
Gibt es noch andere, die mit wenig Doku erfolgreich arbeiten?
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Hallo msb!
Könnt ihr nicht schon mal die Kapitel zusammenfassen? Da sollte es doch keine alzugroßen Unterschiede geben. Zum Internet: Ich denke mir mal, das AMI das ganze wie wir über das Intranet steuern. Alle Dokumente liegen als HTML-Format vor und verweisen auf PDF-, Word-, und / oder Excel Dateien. Das macht die Leute neugierig, weil sie dann kein Papier mehr in den Händen halten und das ganze ansprechender und informativer gestaltet ist.
Gruß
Michael
Hallo Michael,
dein Vorschlag ändert nicht viel an der Menge an Papier, sondern ändert nur die Anzahl an Dateien.
@ Ami,
wäre dankbar für dein Statement zu den direkt gerichteten Fragen aus meinem vorigen Posting.
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Hallo,
schade dass die Resonanz etwas gering ist.
Nun habe ich noch eine Zusatzfrage: Gibt es jemand, der seine Doku ohne ein Textverarbeitungsprogramm nur in einem Prozessflussprogramm macht; d.h. der nur mit Prozessflussdiagrammen arbeitet ohne große Textbeschreibungen im Word?
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Hallo nsb!
Wieso Papier? Das einzige Papier sind die Arbeitsanweisungen an den Arbbeitsplätzen, der Rest ist im PC. Das ist ja der Vorteil von dem System.
Gruß
Michael
Hallo msb,
bin gerade dabei ein QMS (ISO nicht TS) auf der grünen Wiese zu errichten.
Der Plan war, so wenig wie möglich Papier zu produzieren. Es wird auch kein Ordnergebundenes QMH geben sondern nur eines, wie oben schon erwähnt, als HTML-Seite (mit Visio gebastelt).
Allerdings werden wir nicht auf Papier verzichten können, da wir einige Arbeitsanweisungen an den Arbeitsplätzen aushängen werden.
Z.B.: In der Prozessbeschreibung steht lediglich: "Wareneingangsprüfung gemäß den Prüfanweisungen in der Arbeitsanweisung "Wareneingangsprüfung" durchführen", in der Arbeitsanweisung stehen dann die Prüfvorschriften für z.B. mechanische und elektrische Bauteile, wer sie freigeben darf, usw..
Die Versionierung der Arbeitsanweisungen usw. geschieht aber rein im Intranet.
Hoffe, ich konnt Dir die Infos geben, die Du suchtest...
Gruß
tsweep
@ Michael, tsweep
in meinem letzten Posting ging es nicht mehr um das Wort Papier, sondern um das Softwareprogramm mit dem ich meine Doku erstelle.
Nehme ich WORD oder arbeite ich z.B. nur mit Visio?
Ich suche nach einem Weg mit möglichst wenig Worten und Seiten von Anweisungen auszukommen und dennoch normkonform zu sein.
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Hallo msb,
hier unsere Doku-Eckdaten:
Ing-Büro für Kfz. und Luft- und Raumfahrt.
zertifiziert vom einem großen deutschen Zertifizierer nach ISO 9001:2000 und EN 9100:2003
(zur Info: 9100 ist wortwörtlich die 9001 plus alle Zusatzforderungen die sich aus der Luft und Raumfahrt ergeben).
-QMH: 18 Seiten (A4 quer und viele Bilder wenig Text )
-QM-Systembeschreibung (28Seiten, A4 hoch, viel Text wenig Bilder)
-13 Prozesse (4x Führungs-, 2x Kern-, 7x Unterstützungsprozesse)
-je Prozessbeschreibung 3-7 Seiten (DIN A4)
-6x Verfahrensanweisungen 3-7 Seiten (DIN A4)
-8x Arbeitssanweisungen 3-7 Seiten (DIN A4)
alle Dokumente werden im Netz als gelenkte Dok. Zur Verfügung gestellt und sind da wo sinnvoll per Link verknüpft.
Der Auditor hat die attraktiven Gestaltung und die Überschaubarkeit unser Dokumentation im Audibericht sogar sehr gelobt.
Gruß aus dem Süden
iso-män
Wir sind die Leute vor denen uns unsere Eltern immmer gewarnt haben.
Hallo msb,
mein Weg zu einer hoffentlich normgerechten, für die Mitarbeiter nachvollziehbaren und ansprechenden sowie nützlichen QM-Doku ist folgender:
- Prozessbeschreibungen mit Visio (möglichst viel damit abdecken, da (so meine Erfahrung) die Leute sich lieber Flowcharts anschauen als Seiten zu lesen)
- Da wo es wichtig ist, etwas detaillierter zu werden greife ich zu Word und schreibe halt nen paar Zeilen...
Habe bisher für 7 Führungsprozesse, 8 Kernprozesse und 3 Unterstützungsprozesse ca. 45 Seiten Flow Charts (Visio)(Rückmeldung Mitarbeiter: sehr hilfreich!) sowie ca. 11 Arbeitsanweisungen (WORD)
(wobei 5 davon aus einer Abteilung kommen...nein, es ist nicht die QM Abteilung :))
Hoffe nu passt mein Posting auf deine Bedürfnisse...:)
Gruß,
tsweep
geändert von - tsweep on 25/07/2008 11:20:47
Hallo,
ich bin eher der Verfechter einer etwas umfangreicheren Dokumentation aus mehreren Gründen:
- genaue Prozessbeschreibungen dienen der Wissenssicherung/-dokumentation.
- genaue Prozessbeschreibungen zwingen zum prozessualen Denken und hinsehen, was und wie etwas passiert (insbesondere administrative Arbeiten).
- Grob beschriebene Abläufe sind leicht zu lesen, aber schwerer zu optimieren.
In der Regel sind mir dennoch Arbeitsanweisungen lieber als Flußdiagramme, da leichter in der Sprache des Anwender zu erstellen sind.
Mit einer Dokumentation sollte primär die Basis zur Verbesserung geschaffen werden - die kostenoptimale Erreichung eines Zertifikates senkt i.d.R den Aufwand, aber leider auch erheblich den Nutzen eines Managementsystems.
Grüße mfunk
Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>
Hallo mfunk,
also in den drei Unternehmen, in denen ich das QM nach TS aufgebaut habe, sind alle Prozessbeschreibungen mit Visio erstellt worden. Die MA fanden die Flows viel besser zu lesen, als reiner Text, wo man beim Lesen der Seite 3 schon den Inhalt der Seite 1 vergessen hat.
Das mit der Basis für Verbesserungen verstehe ich im Moment noch nicht ganz. Zumal für die Darstellung der Prozessleistung andere Tools verwendet werden. Da dies auf rein faktischer Art, also Zahlenwerte wie cpk, Anzahl Ausschuss, Stillstands - und Rüstzeiten basiert. Auch die RPZ´s der FMEA´s geben mir da genügend Potentiale.
Was soll mir da der Text in der Prozess-Dokumentation an Verbesserungspotentiale aufzeigen?
Gute Zeit!
Qualyman - Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!
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Hallo mfunk,
>> In der Regel sind mir dennoch Arbeitsanweisungen lieber als Flußdiagramme, da leichter in der Sprache des Anwender zu erstellen sind. <<
Diese Aussage ist nicht allgemeingültig. Sie hängt davon ab, welche "Sprache" im Unternehmen gesprochen wird. Wenn es überall nur Text gibt, dann ist ein Flussdiagramm meist schwer verständlich und wird nicht so angenommen.
Dies ist aber auch umgekehrt, wenn die Unternehmenskultur in Doku auf Flussdiagramme ausgelegt ist und diese angewandt und kommuniziert werden, erscheint einem eine Text-Arbeitsanweisung als umständlich und schwer zu ergreifen.
Dieser Punkt ist somit unternehmensabhängig.
Aber auch interessant mal eine pro Text - Stimme zu hören.
Gruß msb
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Hallo zusammen,
ich habe mal vor geraumer Zeit bei einem Kunden (3 Werke, ca. 500 MA) ein komplett papierloses Managementsystem auf Powerpoint-Basis aufgebaut.
Das System wurde als Powerpoint Bildschirm-Präsentation mit dem hauseigenem Intranet verknüpft, jeder MA hat einen Link auf den Desktop gesetzt bekommen.
Ausgehend von der Prozesslandschaft konnten sich die MA in die Prozesse klicken. Hier öffnete sich ein Flowchart (inkl. verantwortlicher MA, Formblätter, etc.). Sobald der MA über einen Prozessschritt im Flowchart rollte, öffnete sich übersichtlich neben dem Chart eine detailierte Beschreibung des Prozessschrittes. Die Wechselwirkungen, Inputs- Outputs etc. sind dabei alle miteinander verlinkt.
Weitere Ausführungen würden jetzt den Platz sprengen, aber der Phantasie sind bei so einem Aufbau der Management-Dokumentation keine Grenzen gesetzt.
Vorteile dieses Systems:
- einfache Handhabung für Anwender
- Kostengünstig da Powerpoint Standard-Software
- einfach zu Pflegen
- hohe Mitarbeiter & GF-Akzeptanz
- etc.
Viele Grüße
Guido
Hallo Guido,
dein Kommunikationsmedium war also Powerpoint unterstützt durch Verlinkung zu Dokus in Word, Excel, Visio, usw.
Wie vollzieht sich darin ein nachvollziehbares Dokumentenänderungsmanagement, wenn Abläufe sich ändern, rausfliegen oder neu reinkommen?
Gruß msb
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Hallo msb,
so ist es nicht ganz richtig, Verlinkungen zu anderen Medien außer Powerpoint gab es nur zu Formblättern, welche in den einzelnen Prozessschritten angewandt werden mussten. Auf Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen etc. wurde komplett verzichtet (mit Ausnahme eines Laborhandbuchs).
In Bezug auf Änderungen wurde ein entsprechender Prozess geschaffen. Änderungswünsche, etc. müssen an den Prozesseigner herangetragen werden. Dieser prüft entsprechend und leitet die Änderungen dann entsprechend an den Dokumentationsverantwortlichen (hier der Q-Manager) weiter, welche die Änderungen vornimmt und einsteuert. Hier erfolgt auch die Archivierung älterer Versionen.
Guido
Hallo Guido,
dieses System ist auch zertifizierungserprobt?
Die Änderungen im Powerpoint sind leicht zu erkennen?
Hast du noch einen groben Daumenwert, wielange du für den Aufbau dieses Systems in dieser Firma gebraucht hast?
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
Hallo msb,
das komplette (ganzheitliche ) Management-System ist "zertifizierungserprobt". Standards, welche danach zertifiziert worden sind:
- DIN EN ISO 9001:2000
- DIN EN ISO 14001:2004
- GMP+
- QS Qualität und Sicherheit
- DLG Gütezeichen
Nach meinen Erfahrungen wären auch TS 16949-, AS/EN 9100 / 9120, ISO 13485-Zertifizierungen etc. kein Problem.
Einen konkreten Daumenwert kann ich leider nicht geben, dieser hinge von zu vielen Faktoren ab. Die Frage ist z.B. , ob die Prozesse neu definiert werden müssen, oder ob schon welche vorhanden wären. In diesem Fall (vorhanden), wäre es prinzipiell Fleißarbeit.
In deinem konkreten Fall würde ich allerdings hinterfragen, in wie weit ich die 80 Verfahrensanweisungen und 500 Arbeitsanweisungen in die konkreteren Beschreibungen der Prozessschritte implementieren und somit reduzieren könnte. Dieses würde den Aufwand allerdings erheblich erhöhen und hier ginge ich von einem Zeitraum von 1/2 bis 1 1/2 Jahre aus.
Weiterhin ist zu hinterfragen, ob nicht ein Berater in diesem Gebiet ins Haus geholt werden soll, oder ob ihr das Ganze selber schultern wollt.
Theoretisch würde ich dir anbieten, euer System mal unter die Lupe zu nehmen (1-2 Tage), woraufhin eine konkrete zeitliche Aussage, unter Berücksichtigung der für das Projekt vorhandenen Kapazitäten, gemacht werden werden könnte.
Ich bin jedoch seit über 3 Jahren nicht mehr in der Beratung tätig, von daher fällt das flach (außer man könnte es mit einem Lieferantenaudit in eurem Hause durch das Unternehmen für welches ich - großer deutscher Automobil-, Industrie-, und Aerospacezulieferer - tätig bin, einsteuern ... eher unwahrscheinlich).
Gerne vermittle ich dir aber Kontakte zu ehemaligen Kollegen und Mitarbeitern von mir mit großer Erfahrung im Aufbau von solchen Systemen, welche sich jetzt selbstständig gemacht haben.
Guido
Hallo Guido,
vielen Dank für deine ausführliche Antwort.
Nur steht eines fest, dass wohl für einen externen Berater für diese Aufgabe kein Geld zur Verfügung gestellt werden wird.
Insofern muss ich mal schauen, wie man diesem "Doku-Mammut" zu Leibe rückt.
Gruß msb
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Hallo,
@qualyman
Wir sind kein Produktionsbetrieb, sondern stellen Dienstleistung her,
insofern ist es schwieriger Prozesse zu messen.
Ausführliche Beschreibungen bieten die Möglichkeit, die Arbeitsmethodik zu beurteilen (ich bin da MTM-getrieben) und ggf. zu verändern - z. B. manuell Schrauben herausdrehen vs. Schrauben mit E-Schrauber entfernen oder manuelle Aufschreibung vs. Anwendung von EDV , ...
@msb
Die Verwendung von Arbeitsanweisungen in Textform (mit Bildern) ist abhängig von der Nutzergruppe, Aufbau der Dokumentation und der "Managementtradition".
Der Aufbau der Dokumentation (..., Verfahrensanweisung -> Arbeitsanweisungen, ...) bestimmt erheblich den Umfang - vielleicht ist das der Ansatz, die Dokumentation zu reduzieren.
Gruss mfunk
Sie koennen erst dann neue Ufer entdecken,
wenn Sie den Mut haben, die Küste aus den Augen zu verlieren.
<chinesische Weisheit>
ca. 100 Mitarbeiter, Elektronikbranche sowie Ingenieurpersonaldienstleister
5 Seiten QMH, nochmal 5 Verfahrensanweisungen á 3 Seiten, ansonsten reine grafische Prozessdokumentation (Tool verrate ich auf Nachfrage ;-) - will ja keine Schleichwerbung betreiben). Die Prozesse werden von mir in Zusammenarbeit mit den Beteiligten aufgenommen und im Intranet für alle sichtbar veröffentlicht.
Ach so, jede Mange andere Doku haben wir natürlich auch: Stellenbeschreibungen, Vorlagen für alle möglichen Zwecke etc. Grundsätzlich gehen wir aber davon aus, daß in einer Firma mit 98% der MA mit Hochschulabschluß die Leute auch mitdenken können und nicht alles haarklein dok. werden muss.
Damit kommen wir seit vielen Jahren gut beim TÜV durch.
gruß, schwarzbaer
Hi Schwarzbaer,
Glückwunsch,98% mitdenkende Akademiker als MA, dünnes QMH, wenige VA´s usw. suuuuper!
Was denkst Du, wie stark Euer QMH denn wäre, wenn nur 5% Akademiker und 95% angelernte, wenige Facharbeiter und ganz viele Kolleginnen und Kollegen, welche deutsch nicht als Muttersprache gelernt haben und als "fleißige Arbeitsbienen" die Königin versorgen?
PS
Bitte um Mail, mit welchem Programm du die grafische Prozessdoku schreibst.
PPS
Wie kommt denn Dein Nick zustande? Ich finde diesen z.T. sehr süß, wenn es ein Baby-Bär ist. Nicht mehr so süß, wenn es sich um einen ausgewachsenen Schwarzbär mit Krallen bestückten Pranken und einem Kieferdruck von X-Tonnen!
Gute Zeit!
Qualyman - Qualitäter aus Überzeugung und Leidenschaft, auch wenn´s mal Leiden schafft!
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Hallo schwarzbaer,
kann mich Qualyman nur anschließen. Und dies besonders in dem Wunsch eines Extramails welches Programm du einsetzt.
Gruß msb
wer die Wahrheit sucht, wird sie finden
@qualyman und msb: E-Mail über Prozess-Tool folgt heute abend
@qualyman: ja, unsere Doku sähe bei anderer Mitarbeiterstruktur ganz anders aus. Dass ich in der Richtung privilegiert bin, weiß ich. Allerdings sind so viele schlaue Leute auf einen Haufen auch nicht unproblematisch, das kannst Du mir glauben.
Der Nick geht auf einen großen Teddy-Schwarzbären zurück, der mich seit meiner Kindheit begleitet und der auch heute noch mein wichtigstes Maskottchen ist.
Mit echten Schwarzbären hatte ich ein paar Begegnungen in meinen USA-Jahren in den Nationalparks des mittleren Westens. Die sind doch weitestgehend harmlos. Ich will nicht sagen Vegetarier, aber Menschen werden von denen eher nicht angegangen. Einen hab ich beim wandern beim Blaubeeren-Naschen getroffen, der saß auf seinem dicken Hintern mitten in den Blaubeerstäuchern und futterte vor sich hin. Ich weiß nicht, wer von uns beiden den größeren Schreck bekommen hat, er hat sich jedenfalls schnellstmöglich verdünnisiert ;-)
Hallo Schwarzbär,
da wir uns gerade nach einem EDV - Tool umsehen hätte ich auch Interesse.
Vielen Dank im vorraus
nobbe
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